会议是企业活动必不可少的一种形式,大型会议活动更是很多企业非常重视的一种推广产品,宣传企业的手段.一个好的大型会议活动,在活动正式确定执行的时候,要严格的按照时候流程进行并且要做好突发状况预案.
一、大型会议活动执行流程
1、会议方案的制定
确定会议方案的步就是确定会议的主题.会议主题要紧紧围绕大会总体的工作目标任务.会议方案是会议组织安排的总纲,一套完整齐备的会议策划方案会让整个会议的执行事半功倍.
2、会议场地的布置
在会议开始之前,上海大型活动策划者应提前对会场、住地进行勘察了解,并做相应的会场布置.一是会场和会议用品的准备布置.二是迎送接待仪式的确认及排练.三是确保乘车安全和用餐标准.根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练,按照提前提前两个小时提前一个小时的标准做好会议场地布置工作,即每一个会场提前布置完毕,每一项活动提前部署到位;会务工作者提前两个小时到达会场,一切准备工作提前两个小时就绪;全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场.
2、会议流程的执行
为了确保会议的顺利进行,也为了让参与会议的人员知悉整个会议流程,事先确定会议的流程图或者流程表.
在会议执行期间,热情周到的会议服务工作是必不可少的.会议服务分为会场内服务和会场外服务,涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节.只有做好会议服务工作,才能更好地推进会议流程的执行.
4、会议结束的总结
一次成功的会议,离不开合理安排的会后工作.
1)统筹做好会后服务.要注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作.
2)全面做好会后总结.上海大型活动策划需及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要.要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议,认真采纳其中的合理部分,促进办会能力不断提高.
3)及时整理会议资料.上海活动公司要牢固树立档案意识,在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料,按类别整理成资料汇编,为今后办会提供工作参考.
二、大型会议活动突发状况预案
1.火灾
火灾来势迅速而且凶猛.如果没有适当的灭火器械或相应的工具,火势会蔓延得很快,你和与会者的生命都将面临威胁.酒店的客房内一般都贴有火灾逃离须知.虽然与会者曾经看过多次了,但作为大会的策划者和组织机构,仍然有必要让与会者了解.在火灾中,恐慌常常是导致死亡的原因.烟雾蔓延,人们辨不清方向就会不知所措.因此,你如果花一点时间把这些注意事项打印在计划书中或作为附加材料发放到与会者手中,就会减少不少不必要的损失,哪怕能仅仅挽救一个人的生命,你所付出的努力也是值得的.
2.自然灾害
另一种在你控制能力之外的紧急事件就是自然灾害.即使是恐怖袭击,也有谈判的可能.面对自然灾害,你只能任其摆布.飓风、暴风雨、地震、森林大火都是典型的自然灾害.你可以在一定程度上为飓风的到来做准备,但是如果你取消会议,或为了使与会者错过飓风而缩短会议时间,那么你将会遭遇财政预算的危机.当然,人的生命比金钱更重要.面对自然灾害,你无计可施.能做的就是制定出一个恢复计划以及考虑如何弥补损失.在这种情况下,保险就是救生员.不要只是关注一般的商业保险,其他种类的保险也是很有用处的.
3、医疗突发事件
这些事件在任何时候、任何地点都会发生,而且常常出乎我们的预料.一个人心脏病发作时可能没有任何预兆.有些人吃了过敏的食物后,身上会突然出现皮疹并且呼吸道发生阻塞.糖尿病人有可能会陷入昏迷.这些医疗突发事件的时间、地点以及情形总是不断变化的.
