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开始进行活动策划时，要有一个全面的活动规划，做--张可以列出你所有要求的表格，它能帮你确立活动的基本流程，并在大体上让你对需要什么有所了解。来衡量你想选米举办活动的不同地点，看看这些地点能不能满足大家所有的要求。记住要包括设备的搬入与安装、排练、设备的拆卸及搬出的需求，尤其是时间安排和物流方面的要求。

设想活动的全过程，确定对相应活动空间的要求。弄清楚所需的物品并开始制作成本表。要尽量做到具体详细。如果考虑视听和舞台效果而需要20英尺（约合6.1米）高的天花板，就应当在表格里写清楚。当然还必须包括提前布置和排练的空间。如果需要提前24小时预订宴会厅，以确保布置好的场地可以保留到活动当天的话，也要做表列举出来。

如果需要为演出人员准备--间化妆室，为员工准备好一间办公室或安排一个区域摆放陈列物品，一-定要在着手布置时通知会场方，好让他们为你预留出合适的空间。一旦合同签订完毕，缩减多余空间比想方设法解决空间不足问题要容易得多。

      为了准备一份精确的预算，需要照顾到活动的方方面面，尽量把所有可能的成本都考虑在内。在这个考虑的过程中，你会发现有很多不同的事项要计人成本，如办理街道停车许可证、聘请下班的警务人员等等，这些费用应列人成本哪一项以及支付这些费用的原因要列示清楚。要做到不断更新成本表，并根据变化增减项目。